Fuar Katılım Planlaması

Başarılı bir fuar katılımı, ancak doğru planlama ve iyi bir takip ile gerçekleştirilebilir. Fuar takibinin başarıya ulaşması için, fuarın her aşaması planlanmalı, görev alacak kişiler belirlenmeli ve görev tanımları açık bir şekilde yapılmalıdır.

A.FUAR ÖNCESİNDE YAPILMASI GEREKENLER
i. Hedeflerin Belirlenmesi
Aşağıda belirtilen genel geçer hedeflere bakarak, kendi firmanız için, fuara dair beklentilerinizi belirleyebilirsiniz. Unutulmaması gerekir ki, bu planlamalar fuardan önce tamamlanmalı ve sıkı takip edilmelidir. Hedefler, yönetim ile birlikte kararlaştırılmalı ve bu hedefler fuar öncesinde, fuar standında görev alacak ekibe tüm hatlarıyla aktarılmalıdır.
Fuar katılımında temel hedefler şu şekilde özetlenebilir:
Kaliteli fuarlarla satışları arttırmak ve yeni siparişler almak
Yeni ürünleri ya da hizmetleri tanıtmak
Mevcut müşterilerle ilişkileri geliştirmek
Yeni müşteriler kazanmak
Pazar araştırmaları düzenlemek
Firmaların iletişim kurulabilecek kişilerine ait kontak bilgileri elde etmek
Yeni pazarlar ya da ülkelere açılmak
Satış sürecini hızlandırmak
Medya desteği kazanmak
Rekabeti kontrol etmek
Ziyaretçilere eğitim düzenlemek
Yeni eleman almak

ii. Hedef Kitlenin Belirlenmesi
Nihai tüketiciler, toptancılar ve perakendeciler, acenteler, tedarikçiler, basın ve halk, hedef kitle olarak tanımlanabilir. Katılımınızı planlarken, bu fuardaki hedef kitlenizi belirlemek, öncelik arz etmelidir. İletişim kavramının (reklam mesajı, reklam malzemesi ve fuar ekibinin oluşturulması) ana hatları belirlenirken, hedef kitle tanımı ön planda tutulmalıdır.

iii. Pazar Hakkında Bilgi Toplanması
Fuara katılmadan önce, söz konusu fuar, ülke ve pazar hakkında temel bilgilerin toplanması gerekir. Pazar araştırması, bölgesel, ulusal ve uluslararası araştırmalara dayanmalıdır. Belirlenen sektör ile bağlantılı olarak, faal destekleyici ortak olabilecek ulusal ve uluslararası ticari derneklerin listesinin yapılması faydalı olacaktır. Pazar araştırmaları, muhtemel katılımcı ve ziyaretçilerin, ihtiyaç ve isteklerini daha iyi bilmek ve sektördeki son gelişmeleri fuar konseptine entegre edebilmek amacıyla gereklidir.
Pazar hakkında bilgi toplarken öncelik verilmesi gereken konular şu şekilde özetlenebilir:
Sektör ve ülke hakkında bilgi edinmek
Rekabetin gözlenmesi (rakiplerin fiyat ve ürün politikası hakkında bilgi edinmek)
Rekabet koşullarını gözlemlemek
Hedef kitle içinde yer alan grupların davranışlar ve talepleri hakkında bilgi toplamak
Hedef kitlenin yeniliklere karşı yaklaşımı hakkında bilgi edinmek
Pazardaki boşlukları belirlemek
Pazardaki eğilimler ve yenilikler hakkında bilgi edinmek
Pazar ile ilgili ihracat olanaklarını araştırmak

iv. Yetkilendirmelerin Yapılması ve Personel Planlaması
Fuar ekibi oluşturulurken de hedefler ve hedef kitle göz önünde bulundurulmalıdır. Yeni tedarikçiler arıyorsanız, “satın alma” bölümünden yetkililerin fuarda bulunması, doğru olacaktır. Diğer taraftan, teknik sunumların ağırlıklı olduğu bir fuarda, “araştırma-geliştirme” bölümünden sorumlu kişilerin de fuarda bulunması, avantaj sağlayacaktır.
Standınızda çalışacak personeli seçerken, bu işte tecrübeli ve istekli olanlar tercih edilmelidir. Birden fazla dil bilen çalışanlara sahipseniz, bu size puan kazandırır. Eğer büyük bir standınız varsa ve stand ekibiniz (üst düzey yönetici, satış-pazarlama uzmanları, teknik destek çalışanları gibi) kalabalık ise, potansiyel müşteriler ile anlaşma sürecini hızlandırır.
Ziyaretçiler, fuarın genelinden çok, stand görünümünü ve yapısını hatırlar. Şirketinizin imajını yansıttığı için, çalışanlarınızın dış görünümü çok önemlidir. Bunun yanında, stand personelinizin yerel dili konuşabiliyor olması da oldukça önemlidir. Fuar süresince, standınızda görev alacak bir tercüman olması işinizi kolaylaştıracaktır.
Çalışanlarınızın, bir arada, uyum içinde çalıştığını, ürünleriniz hakkında bilgi sahibi olduklarını yansıtmanız faydalıdır. Fuar ekibini bir araya getirerek, “fuar öncesi toplantısı” yapmak gereklidir. Bu toplantıda:
Tercümanlar dahil, ekipteki herkesin birbirini tanımasını sağlayın
Standınızın yapılanmasını anlatın
Pazarlama planını tartışın
Ekipteki her bireyin görevini kısaca anlatın
Tanıtılacak ürünler üzerine konuşun
Mevcut müşterilerin karşılanması konusunda bir plan yapın
Çalışma planını sunun
Satış sürecini anlatın
Şirket hedeflerini göz önünde bulundurarak, stantta çalışacak kişilere, başarmaları için bir hedef verin. Ekibinize, fuar süresince nasıl etkili çalışacaklarını gösterin ve müşteri üzerinde pozitif etki bırakmak için, sadece birkaç saniye süreleri olduğu gerçeğini vurgulayın. Bu nedenle, her zaman hazırlıklı olmaları gerektiğini belirtin. Olumsuz bir izlenimin düzeltilmesi uzun zaman gerektirir. Çalışanlarınıza vereceğiniz eğitimin kalitesi, başarıya ulaşmanızda büyük rol oynayacaktır.

v. Fuar Esnasında ve Sonrasında Kullanılacak Reklam Materyallerinin Hazırlanması
Reklam Mesajı
Reklam mesajınız, alıcıya, kar ve/veya benzersiz bir servis vaat etmelidir. Ürün hakkında verilecek bilgi, hedef kitle göz önünde bulundurularak hazırlanmalı, tüketiciye hitap eden bilgiler, basit ve kolay anlaşılabilir, alıcılara hitap eden bilgiler ise daha teknik içerikli olmalıdır.

Reklam Materyalleri
Öncelikle, fuarda hangi reklam materyallerinin (broşür, el ilanı, sergilenen ürünlerin fotoğrafları vb.) kullanılacağına karar verilmelidir. Seçilen reklam materyallerinin içeriği ve görünümü, hedef kitlenin talepleri ile örtüşmelidir.

B. FUAR ESNASINDA YAPILMASI GEREKENLER
i. Ziyaretçilerin Karşılanması, Kontakların Kurulması ve Geliştirilmesi Ziyaretçilerin %86’sının satın alma gücü olduğu, birçok fuar için geçerli bir olgudur. Bu nedenle, standınıza gelen herkese potansiyel müşteri gibi davranmak, akıllıca bir pazarlama uygulamasıdır. Unutmayınız ki, bir kişi sizi ziyaret ediyorsa, o kişinin şirketinize veya ürünlerinize karşı bir ilgisi vardır. Bu ilgiyi pozitif bir ilişkiye çevirmek, fuar ekibinizin çabası ile gerçekleşecektir. Araştırmalara göre alıcıların %94’ü, en iyi ürünü bulabilmek için, benzer ürünleri karşılaştırmaktadır. Bu karşılaştırmaların çoğu, çalışanlarınızın davranışlarına ve ürünleri sunuş biçimlerine bağlıdır. Bu nedenle, çalışanlarınıza, müşterilere karşı kibar, ürün hakkında bilgili, açıklamalarında kısa ve öz olmalarını hatırlatın. Ziyaretçiler, bir yandan ekiptekilerin, ürünler ve şirkete dair bilgilerini test ederken, bir yandan da çalışanlarınızın davranışlarını kontrol ederler. Ekibinizde yer alanlar, bu sorumluluğun bilincinde olmalıdırlar. Fuarlar ile ilgili başka bir önemli nokta, ziyaretçilerin sadece %15’lik bölümünün, satış ekibiyle doğrudan muhatap olmayı tercih ettiğidir. Birçok ziyaretçi, çalışanlarla doğrudan muhatap olmak istemektedir. Fuarları ziyaret eden, ancak memnun olmayan ziyaretçiler üzerinde yapılan bir araştırmaya göre: %16’lık kesim, fuar satış ekibinde görevli kişilere güvenmiyor veya onlarla muhatap olmaktan hoşlanmıyor. Öneri: Fuar süresince, ekibinizdekilerin zinde olması, dolayısıyla müşterilerle iyi temas kurabilmesi ve samimi olabilmesi için, verilecek araların iyi planlanması gerekmektedir. Öte yandan çalışanlarınıza, ziyaretçilerin yüz ifadelerini okumayı ve bekleyen kişileri selamlamaya çalışmasını hatırlatın. %28’i, standa geldikleri zaman, kimsenin, kendilerine yardımcı olmadığını söylemiştir. Öneri: Bazen, çalışanlar, müşterilerle ilgilendikleri için meşgul olabilirler ve gelenlerle ilgilenemezler. Ancak, satış ekibiniz, zamanın büyük bir bölümünü, kendi aralarında veya cep telefonlarıyla konuşarak geçiriyorlarsa, olası satışları kaçırmak gibi önemli bir problemle karşı karşıyasınızdır. %42’ye göre ise, satış ekibi, ziyaretçilerin ihtiyaçlarını algılayamamaktadır. Öneri: Çalışanların, ziyaretçileri dikkatlice dinlediğinden ve onlara uygun cevaplar verdiğinden emin olun. Satış süreci boyunca, müşteriyi dikkatlice dinlemek, satışın çabuk ve başarılı olmasını kolaylaştırır. Ziyaretçiler ile iletişim kurarken, çeşitli reklam ve promosyon materyallerinin kullanılması, daha güçlü etki yaratır.

ii. Stantta Verimli Çalışma Koşullarının Oluşturulması Çalışanlar, stantta bulundukları sürede, 4 – 6 saat boyunca performanslarının en üst seviyesinde bulunurlar. Bu süreden sonra, fiziksel ve zihinsel olarak yorgun düşerler. Mümkünse, çalışanlarınızı, en fazla, aralıksız olarak 4 saat çalıştırmaya özen gösterin. Su kaybı ise diğer önemli bir husustur. Bu nedenle, stantta bulunulduğu süre içinde, düzenli olarak su içilmelidir. Ancak, standa su dışında içecek ve yiyecek bırakılmamalıdır. Çalışanlar için iyi bir kahvaltı önemli bir husustur. Stantta, hareket alanının geniş olması da önemlidir. Daha iyi çalışabilmek için, her iki çalışana 9 metrekare alan düşmelidir. Stanttaki düzenli olması, güvenlik ve görünüş için gereklidir. Çalışanlar, fuar süresi boyunca, standa ayakta durmalıdırlar. Bu nedenle, rahat ayakkabılar giymeleri gerekir. Zorunlu haller (iş ile ilgili konular) dışında, cep telefonları stantta kullanılmamalıdır. Fuarın her bir dakikası, son derece değerlidir. Yapılan en yaygın hata, bilgisayar karşısında oturarak zaman geçirmek ve sigara içmektir. Bu tür davranışlar, firma imajını zedelemektedir. Bu ve benzeri durumların yaşanmaması için, gerekli uyarılar yapılmalıdır. Son olarak, iş kartı, elektrikli malzemeler için pil vb. bazı donanımların bulunması iyi olacaktır.

iii.Fuar Hakkında Raporlar Çıkartılması Fuar süresince, gerek kendi standınızda, gerekse diğer stantları ziyaret ederek gerçekleştirdiğiniz görüşmeleri, kayıt altında almanız gerekir. Bu kayıtlarda, temel başlıklar belirlenmeli ve bu başlıklara dair verilerin teminine özen gösterilmelidir. Firmalar, rakiplerin ürünleri ve pazar hakkında, yoğun gözlem yapmalıdırlar. Bu gözlemler, rapor biçiminde hazırlanmalı ve değerlendirmeler yapılmalıdır. Fuarda bulunmayan yöneticiler ve diğer ilgili departmanları bilgilendirmek amacıyla, raporlar hazırlanmalıdır. Standınız ve ürünleriniz hakkında aldığınız olumlu veya olumsuz tüm görüşleri rapor etmek, bir sonraki fuar katılımınızı planlarken, size büyük katkılarda bulunacağı gibi, ürünlerinizi ve standınızı daha cazip hale getirmek için, sizlere temel fikirler verecektir.

C. FUAR SONRASINDA YAPILMASI GEREKENLER
i. Fuar Raporları ve Görüşmelerin Değerlendirmesi
Fuardan sonra iletişimi koparmamak için, fuar esnasında alınan yorumlar ve hazırlanan raporlar doğrultusunda, gerekli çalışmalar yürütülmelidir. Standınızı ziyaret eden firma temsilcilerine, fuar sonrasında, ürünlerinize dair daha kapsamlı bilgiyi, en kısa sürede göndermeniz de faydalı olacaktır.
ii. Görüşmelerin Öncelik ve Önemi Göz Önünde Bulundurularak, Gerekli Toplantıların ve Bilgi Aktarımının Acilen Sağlanması
Yetkili kişilerle yapılacak bilgi alışverişi doğrultusunda, öncelik sıralaması yapılmalı, takip eden süreçte izlenecek yol kararlaştırılmalı ve vakit kaybetmeksizin çalışmalara başlanmalıdır. Fuarda bağlantı kurduğunuz firmalarla, ilişkilerinizi sıcak tutmanız gerekir. Söz konusu firmalarla ilişkinizi sürdürmeniz, uzun dönemde elde edilebilecek verimi artıracaktır.
iii. İletişim Kurulması, Satış Ekibi ile Görüşmelerin Organize Edilmesi ve Satışın Tamamlanması
Satış ekibinizin gerekli organizasyonu gerçekleştirmesinde, fuar esnasında ve sonrasında hazırlanan raporların önemli bir katkısı olacaktır. Bu açıdan bakıldığında, fuar esnasında, mümkün oldukça detaylı, müşteri ve istenen ürün hakkında her türlü bilgiyi içeren raporların hazırlanmasının önemi ortaya çıkmaktadır. Bu verilerden yola çıkılarak hareket edildiği takdirde, satış aşaması çok daha kolay ve verimli sona erecektir.

iv. Başarının Ölçülmesi
Fuar, niceliğine (fuar neticesinde, satışta gözlemlenen gelişme) ve niteliğine (rakipler ve sektör hakkında edinilen bilgiler, şirket imajına katılan değer vb.) göre, ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Dikkat edilmesi, asla unutulmaması gereken diğer bir konu, rakip firmalar ile bu firmaların ürünlerindeki gelişim ve fiyat değişikliklerinin gözlemlenmesidir. Sizinle birlikte fuara katılan rakip firmaların performansını, kendi performansınız ile karşılaştırarak, eksiklerinizi ortaya çıkartabilirsiniz.
Fuarlar, yeni ürünlerin görücüye çıktığı ve alıcılar ile buluştuğu organizasyonlardır. Bu özelliği nedeniyle de fuar bir şovdur! Katılmayı planladığınız fuarlarda, nasıl daha iyi olunacağına dair araştırma yapın. Uzun vadeli başarı için, bu ve benzeri çalışmalar zorunludur.
Fuarın karlılık hesaplaması, maliyet kayıtları ve geçmiş yıllardaki fuar katılımları ile yapılacak karşılaştırmalar, başarının ölçülmesinde kullanılan yöntemlerdir. Bu bilgiler, gelecek fuarlara katılım için de önemli fikirler verecektir.
Başarıyı, tek başına, satış ile ölçmeye çalışmak gerçekçi bir yaklaşım değildir. Temel alınması gereken nokta, sistemli, sürdürülebilir bir çalışma ile iş bağlantılarının takibidir. Unutulmamalıdır ki, fuar, öncesi ve sonrasıyla uzun bir süreci kapsar; yoğun bir çalışma ile amacına ulaşabilir ve bütün olarak değerlendirilmelidir.

v. Diğer
Başarı, iş ilişkileri üzerine kuruludur. Dünya üzerindeki fuarlar, ziyaretçiler ve katılımcı firmalar arasında olumlu yüz yüze ilişkiler yaratmak için sürekli yenilenmektedir. Bir internet sitesinden veya bir broşür aracılığı ile yüz yüze ilişki kuramazsınız. Ürünlerinizi somut olarak görmek, benzerleri ile karşılaştırmak isteyen müşterilerinize, bu olanağı sunmanın en verimli yolu fuarlardır. Bu sebeple, fuarlara katılmak ve bu katılımı etkin bir yol ile gerçekleştirmek gerekir.

Son olarak, şirketinizin fuardaki başarısı, çalışanlarınızın, gelecekte müşterileriniz olabilecek ziyaretçilerle olan kişisel iletişimleriyle doğrudan bağlantılıdır. Müşteri ilişkilerinde, güçlü bir fuar ekibinin yanı sıra, ürünlerinizi ve firma imajınızı gerektiği gibi tanıtmanızı sağlayacak fuar standı, en çok dikkat edilmesi gereken unsurlardır.