Stand Katılım Planlaması

Fuar standı, firmanın imajını birebir yansıtan, konumu ve tasarımıyla ziyaretçiye, katılımcı firma hakkında ilk izlenimi veren, fuar organizasyonunun en önemli parçasıdır. Bu gerçekten yola çıkarak, ürünlerin sergilenmesinde kullanılacak malzemeden, broşürler ve diğer tanıtıcı malzemelere kadar, tüm görsel çalışmalarda gereken özen sağlanmalıdır. Katılım sözleşmesinin imzalanması ile birlikte, katılım organizasyonu da fiilen başlamış olur. Katılımcı firma, stand dahil sözleşme yapması durumunda, standa dahil bazı hizmetler alacağı gibi, ilave bazı malzeme ihtiyaçları için de talep formlarını doldurması gerekmektedir. Katılımcı standının doğru kişiler tarafından ziyaret edilmesinde, katılımcı firmanın doğru sınıflandırılmasında, fuar katılımından en yüksek verimin almasında, stand organizasyonu büyük rol oynar. Stand planlamasında dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki gibi özetlenebilir.

A.KATALOG BİLGİ FORMU
Formun İngilizce doldurulması gerektiği ve bu forma yazılacak olan bilgilerin teşvik açısından önemli olduğu unutulmamalıdır. Katılımcı firmanın kapasite raporuna konu olan ürünlerin katalog bilgisinde yer almasına, bu ürünler dışındakilere yer verilmemesine özen gösterilmelidir.
Katalog bilgisinin, firma profilini iyi yansıtmasına, gramer kurallarına uygun İngilizce ile yazılmasına dikkat edilmelidir. Bu bilgilerin, son teslim tarihine kadar, ilgili kişilere ulaştırılması gerekmektedir. Aksi takdirde, katılımcı bilgileri fuar ana kataloğunda yer alamayacak, hem fuar ziyaretçilerine ulaşmakta hem de teşvik aşamasında sorunlar yaşanacaktır.

B.STAND ÇİZİMİ ONAYI VE EKSTRA MALZEME TALEP SÖZLEŞMESİ
Sözleşmede belirtilen katılım metrekaresine uygun olarak hazırlanan stand çizimleri, katılımcıların istek ve ihtiyaçları doğrultusunda, ilave malzemeler eklenerek planlanır ve son halini aldıktan sonra, katılımcı firma yetkilisinin onayına sunulur.
Dikkat edilmesi gereken konuları şu şekilde özetleyebiliriz:
Stand alınlık yazısı, katılımcı firma adı veya firmanın tescilli markası olmalıdır. Aksi takdirde katılımcı firma teşvikten yararlanamamaktadır. Bu konuda, stand sorumlusu arkadaşların yönlendirmeleri doğrultusunda hareket etmek ve istenen belgeleri (marka tescil belgesi vb.) sorumlu arkadaşlara iletmek gerekmektedir.
Fiyata dahil olarak verilen malzemelerin yeterliliği değerlendirilmeli, ilave malzeme istekleri “Ekstra Malzeme Talep Sözleşmesi” aracılığıyla, son talep tarihine kadar gönderilmelidir. Bu tarihten sonra yapılacak talepler karşılanamamaktadır.
Elektrik, hava, işçi, tercüman ve internet bağlantısı gibi talepler “Ekstra Malzeme Talep Sözleşmesi” içinde yer almaktadır.
Makine sergileyecek firmaların, fuar öncesinde, makinelerini çalıştırmak konusunda karar vermeleri ve son talep tarihine kadar, ihtiyaç duyulan elektrik ve hava gücünü, ilgili kişilere bildirmeleri gerekmektedir.
Stand hariç sözleşme yapan katılımcılar, ihtiyaç duyacakları tüm stand malzemelerini (aydınlatma, elektrik, hava, halı kaplama vb.) son talep tarihine kadar ilgili kişilere bildirmelidirler.

C.DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN DİĞER KONULAR

Stand çizimleri, ekstra malzeme talepleri ve katalog bilgileri dışında kalan ve stand planlaması içerisinde değerlendirilebilecek diğer konular aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Fuar ana kataloğuna verilecek reklamlar, ilave tanıtım yazıları, özel stand dekorasyonu vb. istekler, Senexpo stand sorumlusu tarafından belirtilen “son bildirim tarihleri” içerisinde bildirilmelidir.
Stand formlarının tamamında, onay bölümleri mutlaka doldurulmalıdır. Dolduran kişiler imza yetkisine sahip olmalıdır.
Başarılı bir fuar katılımının gerçekleşmesi, zamanında yapılan planlamalar ile mümkündür. Fuar icrası öncesinde tüm planlamalar bitirilmelidir.
Fuar icrası esnasında talep edilecek hizmetler ve ilave malzeme isteklerinin karşılanması zaman zaman mümkün olamayabilir. Bu sebeple, planlamaların eksiksiz ve zamanında yapılması gerektiği unutulmamalıdır.
Katılımcıların fuara gelmesinden önce, tüm stand kurulumları gerçekleştirilir. Bu kurulum, katılımcının onaylamış olduğu stand planları doğrultusunda yapılır. Kurulum gerçekleştikten sonra, değişiklik yapılması, teknik nedenler dolayısıyla mümkün olamayabilir. Bu nedenle, planlama yapılırken tüm detaylara dikkat edilmeli, sergileme ünitelerinden, spotlara kadar tüm malzemeler ihtiyaçlara göre planlanmalıdır.