Turizm Planlaması

Fuar katılımın temel unsurlarından biri olan “fuar turizm programı”, BOUSSOLE TOUR tarafından hazırlanmaktadır. Fuar Turizm Programları, fuarlarımızın tamamlayıcı bir parçası olarak organize edilir. Turizm programları hazırlanırken, minimum fiyat ile maksimum fayda sağlamaya çalışılır. Amaç, katılımcılarımıza, düşük fiyatla kaliteli hizmet üretmektir.

Meydana getirilen program, katılımcılarımıza bir bütün olarak sunulduğu gibi, katılımcılarımızdan gelecek olan talepler doğrultusunda parçalı olarak da sunulabilir. Fuar turizm programı, aşağıdaki hizmetlerin bir araya getirilmesi ile oluşturulur:
Fuarın organize edildiği ülkeye giriş için gerekli olan vize
Fuarın organize edildiği şehre ulaşım
Fuarın organize edildiği şehirde konaklama
Havalimanı - Otel - Havalimanı transferleri
Otel - Fuar Alanı - Otel transferleri

A.ULAŞIM
Uçuşlarda kullanacağımız havayolu şirketi olarak öncelikli tercihimiz THY’dir. Ancak gideceğimiz ülkenin ulusal havayolu, daha avantajlı bir seçenek sunuyor ise, o havayolu şirketi de tercih edilebilir. Burada, öncelikli tercih, seçilen havayolu şirketinin, fuarın yapılacağı şehre aktarmasız uçmasıdır.
Turizm programlarının başlangıç ve bitiş tarihleri, organize edilen fuarın başlangıç ve bitiş tarihleri ile doğru orantılıdır. Fuar başlangıcından 2 gün önce, fuarın organize edileceği şehre hareket, fuarın bitişini takip eden gün geri dönüş olacak şekilde program oluşturulmaya çalışılır. Burada amaç katılımcılarımıza stantlarını hazırlamaları için 1 tam günlük süre sağlamaktır.
Ulaşım konusunda dikkat edilmesi gerekenler:
Katılımcılarımız, kendilerine gönderilen Turizm Katılım Formu’nu doldururken, programa katılacak olan kişilerin isimlerini, pasaportta yazılı olduğu gibi bildirmelidirler. Eğer varsa, ikinci isimler muhakkak yazılmalıdır. Burada verilecek olan yanlış ve eksik bilgiler, sonradan telafi edilemeyecek sorunları beraberinde getirecektir.
Uluslararası standartlar dahilinde, uçuşlarda yolcu başına maksimum 20 kg bagaj ağırlığına izin verilmektedir. Ancak bu limit, katılımcılarımız tarafından, fuara katalog ve numune mal götürülmesi sebebiyle çoğu zaman aşılmaktadır. Bu sebeple, katılımcılarımız, 20 kg üzerindeki ekstra bagajlar için yüksek ücret ödemek zorunda kalmaktadır. Katalog ve numune malların, fuara gönderdiğiniz sandık içinde yer alması, katılımcılarımıza avantaj sağlayacaktır.

B.KONAKLAMA
Konaklamalarımız için 3*, 4* ve 5* kategorisinde yer alan oteller seçilir. Bu seçimde dikkate alınan bir başka nokta ise otelin fuar alanına yakınlığıdır. Otel ile fuar alanı arasındaki mesafenin, transferlerde kullanılacak araç ile maksimum 30 dakikada kat edilmesi uygundur. Bunun dışında, konaklama yapılacak tesisin, ulaşım araçlarına yakın olmasına, odalarının temiz, konforlu ve büyük olmasına dikkat edilir.
Konaklama konusunda dikkat edilmesi gerekenler:
Konaklama tesisinde yapacağınız kahvaltı, turizm programımıza dahildir. Bunun dışında, otelde yapılacak olan harcamaların tümü “ekstra”dır ve katılımcılarımız tarafından ödenir.
Otelden çıkış işlemleri yapılırken, tüm ekstraların ödenmesine dikkat edilmelidir. Zamanında kapatılamayan hesaplarda, otellerin faiz ve bankacılık ücretlerini faturaya yansıtma hakları vardır.

C.TRANSFER
Havalimanı-otel-havalimanı ve otel-fuaralanı-otel transferleri yapılırken, fuar açılış kapanış saatleri, şehrin trafik yoğunluğu ve otel ile fuar alanı ve havalimanı arasındaki mesafeler dikkate alınır.
Transfer konusunda dikkat edilmesi gerekenler:
Fuar icra ekibimiz tarafından, katılımcı firmalarımıza bildirilen transfer saatlerine azami özen gösterilmesi gerekmektedir. Aksi durumda, transfer aracına zamanında gelen katılımcılarımız, diğer katılımcılarımızın gelmesi beklemek durumunda kalacaklardır. Böyle bir duruma sebebiyet vermemek için, gerekli özen gösterilmelidir.

D.VİZE İŞLEMLERİ
Fuarın organize edileceği ülkenin, vatandaşlarımıza vize uygulayıp uygulamadığı, vize şartları, vize alınabilmesi için istenen evraklar, önceden belirlenir ve turizm programımız ile katılımcılara bildirilir.
Vize konusunda dikkat edilmesi gerekenler:

Vize talebinde bulunulacak kişi için, vize evrakları, eksiksiz ve zamanında gönderilmelidir.
Pasaportların son geçerlilik tarihi kontrol edilmelidir. Seyahat bitiş tarihinden itibaren 6 aydan az geçerliliği kalmış olan pasaportlar, süreleri uzatıldıktan sonra gönderilmelidir.
Tahrip olmuş, sayfaları yırtılmış pasaportlar gönderilmemelidir.
Pasaportlarınızın vize basılacak boş sayfası olmalıdır.
Sizden istenen boyutta ve ebatlarda vesikalık resim gönderilmelidir. Resimlerinizin arka fonu beyaz olmalıdır.
Vize işlemlerini kısaltan, vize alınmasını kolaylaştıran ve siz katılımcılarımıza faks yolu ile gönderilen Vize Davetiyesi Talep Formu’nu mümkün olduğunca fazla kişi için doldurun. Böylece, olası isim değişikliklerinde, yeniden davetiye almak için zaman kaybını ortadan kaldıracak ve hızlı hareket etmeyi sağlayacaksınız.

E.DİĞER
Firmanızda resmi olarak çalışmayan, SSK kaydı bulunmayan kişiler adına UKRAYNA ve RUSYA dışındaki ülkeler için vize başvurusunda bulunulamaz.
Schengen vizesinin geçerli olduğu ülkeler için, ilk defa vize başvurusu yapılacaksa, başvuru sahibinin, başvurusunu bizzat kendisinin yapması gerekir.
Firmanızda çalışan yabancı kişilerin, Türkiye’den vize alma şartlarının zor olduğunu ve vize takip işlerinin bizzat kendileri tarafından yapılması gerektiğini unutmayınız.